Projetores, telas, equipamentos de som e vídeo e até notebooks com DVD estão disponíveis para aluguel.

Reportagem de Fabíola Gomes- revista Auditório e Cia.

         Para empresas que não querem, ou não podem, adquirir um equipamento completo de projeção, a locação pode ser uma ótima alternativa. Tanto grandes como pequenas empresas têm usado esse recurso em seus eventos, fugindo assim da preocupação de investir em equipamentos às vezes caros e que exigem manutenção periódica. Além disso, a locação oferece maior mobilidade e flexibilidade na escolha dos produtos adequados a cada evento.

        Com a expansão das atividades promocionais e de treinamento nas empresas, aumentou muito a procura por equipamentos alugados. Hoje, há dezenas de fornecedores que praticamente só fazem isso: manter uma boa variedade de aparelhos em estoque para atender às diversas necessidades de quem organiza eventos comerciais ou intitucionais. "Estamos usando cada vez mais equipamentos alugados em nossas apresentações e também nos eventos internos que organizamos", conta Leandro Costa, coordenador de treinamento da Petros, do Rio de Janeiro. Segundo ele, a empresa recentemente adquiriu dois projetores novos, que custaram em média R$ 7mil. Se fosse alugar, o custo seria bem mais baixo: em torno de R$190,00.

      A economia é o primeiro aspecto que vem à mente do empresário nesses casos. De fato, a não ser que sua empresa organize eventos seguidos e tenha pessoal técnico em condições de fazer a manutenção do equipamento,  alugar é ótima opção. Pode-se sempre escolher os modelos de última geração, e é possível também usar os eventos para testar novos produtos que mais tarde, se agradarem, podem ser adquiridos em definitivo. No Brasil, os aparelhos mais procurados para aluguel são os projetores, os painéis do tipo flipchart e os conjuntos denominados datashow( tela e projetor ligados a um terminal de computador). Algumas locadoras incluem entre seus serviços também a sonorização de ambientes, com instalação de caixas acústicas, amplificadores e microfones para eventos, e o aluguel de notebooks equipamentos com drive de DVD.

      Segundo essas empresas , a locação é recomendada quando os eventos acontecem em locais diversos: mesmo que o organizador já possua um equipamento de projeção, por exemplo, terá custos com transporte e instalação se quiser levá-lo a outro lugar."Recomendamods o aluguel até para empresas que já possuem seu próprio equipamento", diz Walter Lúcio Silva, da Cinótica, de São Paulo, que oferece esse serviço."No caso de apresentações temporárias, em que é preciso maior flexibilidade, dificilmente um aparelho fixo pode ser transferido para outros locais".

      Na Intelig, com sede no Rio, a opção foi pelo aluguel, depois de feitos os cálculos. "O custo é muito baixo", admite Andréia Campos, responsável por esse setor na companhia, que diz gastar em média R$ 200,00 por dia de locação de um projetor de alta resolução que, se fosse adquirido, custaria cerca de R$ 11 mil. Já o coordenador de eventos da Guinness UDV, Eduardo Gaidies, que faz cerca de 130 eventos por ano em todo o País, acredita que o maior beneficio não é o financeiro. "Se multiplicasse o número de vezes em que aluguei os equipamentos pelo custo de cada locação, provavelmente seria mais vantajoso comprá-los", diz ele. "É uma vantagem logística: não há custos extras com transporte ou manutenção, e eu ainda tenho um operador técnico sempre à disposição, que instala e testa os equipamentos", afirma.

     Há também casos em que a empresa tem mais de uma apresentação acontecendo simultaneamente e precisa de equipamentos adicionais. E existem ainda aqueles que usam as locações como uma espécie de teste: alugam os equipamentos que consideram apropriados às suas necessidades e, por um período, avaliam seu desempenho. Outra vantagem do aluguel: a probabilidade de falha é bem menor, pois as locadoras costumam fazer manutenção preventiva dos aparelhos, com limpeza e ajustes frequentes.

     E há um benefício adicional, que muita gente desconhece: o valor pago nas locações desses equipamentos é dedutível do imposto de renda. "Se o departamento de Recursos Humanos da empresa realiza eventos destinados a treinamento de funcionários, o custo pode ser abatido na declaração", garante Geraldo Lourenço, produtor de eventos da Mult-art, outra empresa especializada em locações.

    Mas o aluguel requer alguns cuidados, especialmente se o equipamento é de alto padrão. A maioria das locadoras exige uma avaliação prévia do local do evento, através de seu técnicos: tamanho da sala, luminosidade do ambiente, rede elétrica, condições acústicas- tudo isso deve ser considerado. O problema é que o organizador nem sempre dá importância a esses detalhes. " Nessas horas, a consultoria é fundamental para definir o tipo de projetor, a tela e os sistemas de sonorização", explica Carlos Alberto Santos, da Engenharia de Eventos, que teve a idéia de montar uma espécie de "posto avançado" dentro de um dos principais espaços para eventos da capital paulista, o business center da Câmara Americana de Comércio (Amcham). Para Santos, é o técnico, ao fazer a avaliação do lcoal onde será realizado o evento, quem traduz as idéias do promotor em equipamentos tecnicamente viáveis.

     Outras locadoras evoluíram a ponto de investir em grandes estoques de equipamentos e criar facilidades para seus clientes. Já é possível, por exemplo, reduzir os gastos com locação aumentando o tempo de uso para até  dois anos, através do contrato. Quanto maior o período, mais baixo o custo."Nos EUA, algumas companhias fazem leasing por dois anos, e após esse período têm o direito de trocar o seu equipamento por um mais novo", exemplifica Roberto Simões, da empresa carioca Cenário.

     Parcerias como a da Enga.de eventos com a Ancham ilustram bem como esse setor do mercado está se expandindo. Ali, os usuários do espaço podem até levar equipamento próprio para seus eventos, mas mesmo assim contam com o apoio do pessoal técnico na instalação. Esta aliás, é outra vantagem da locação: a chance do equipamento falhar na hora "H" é mínima, e mesmo que isso aconteça a locadora se responsabiliza pela troca.